株式会社共栄物流サービスは、インターネット通販やキャンペーン販促ツール等の保管・梱包発送業務のアウトソーシング先という業務の性格上、発送先等の秘匿性の高い個人情報を日々お預かりしています。また、従業員等の個人情報、特定個人情報も多数保有しています。
これらの個人情報は等しく貴重な個人財産であることを認識し、それらを適切に取り扱うとともに、その保護に努めます。
- 個人情報は、あらかじめ本人に通知し、または公表した利用目的の達成に必要な範囲内での取得、利用及び提供を行います。また、取得した個人情報が目的外に利用されることの無いよう、適切な対策を講じます。
- 個人情報保護法をはじめとした、個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
- 個人情報を適切に取扱うために、必要かつ適切な安全管理措置を講じるとともに個人情報の漏えい、滅失、又はき損の防止及び是正に努めます。
- 個人情報の取扱いに関する苦情や、開示、訂正、利用停止等のご要望及びお問合せに対しては、できる限り速やかに対応します。
- 社内教育・啓発活動を実施して個人情報の適正な取扱いについて周知徹底に努めるとともに、管理体制ならびにマネジメントシステムを継続的に見直し、改善を図ります。
- これらのことを実施するために、個人情報の保護に関する責任者を明確にし、社内規程を制定することにより管理体制を整備します。
制定：2005年8月1日
改訂7版：2024年7月4日
東京都大田区大森北1-32-1
株式会社共栄物流サービス
代表取締役 森川 伸也
〈個人情報の取扱いに関する問合せ〉
TEL.03-3298-0405（代）
担当：個人情報相談窓口
Public Notice
個人情報保護法に基づく公表事項
1. 個人情報取扱事業者の名称
株式会社共栄物流サービス
2. 個人情報の取扱いについて
2-1.個人情報の利用目的
- お客様の個人情報
- 当社のサービスに関する次の業務
- 利用料金決済及びこれに関連する事務連絡
- 営業活動のための各種案内の送付
- サービス改善のためのアンケートなどの依頼
- お問い合わせへの対応、及び当社からの問い合わせ
- その他取引遂行にあたって必要な業務
- 当社の受託する梱包発送代行に関する次の業務
- 指定された発送先への梱包発送業務
- 当社の役員に関する個人情報
- 当社の業務執行に必要な手続き及び連絡調整
- 当社の従業員（派遣、パート、アルバイト等含む）に関する個人情報
- 採用活動に必要な手続き及び連絡調整
- 人事管理に伴う各種手続き
- 当社の事業紹介のためのホームページやパンフレットへの掲載
- その他業務上の事務連絡
- 当社の取引先（委託業者等）に関する個人情報
- 資格要件の確認を含む契約に関する手続き
- 委託業務の実施、請求及び支払いに関する事務連絡
2-2.保有個人データの利用目的
前記2-1.個人情報の利用目的(1)〜(4)の個人情報(ただし(1)Ⅱの受託に伴って委託元から提供された個人情報を除く)についての各利用目的
2-3.個人情報の取扱いの委託
個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、委託する個人情報の安全管理が図られるよう、充分な保護水準を備えている委託先を選定し、漏洩や再委託を防止するために契約を義務付ける等の方法により、適切な管理を実施いたします。
2-4.個人情報の第三者提供
当社は下記の場合を除き、第三者へ個人情報を提供あるいは開示することはありません。
- ご本人の同意がある場合
- 法令等により提供を要求された場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
- 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合で、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
3. 個人情報の適正な取扱いについて
3-1.個人情報を入力するにあたっての注意事項
個人情報の提供はご本人の任意です。但し、必要な個人情報を提供いただけない場合には当社のサービスをご提供させていただくことができませんのであらかじめご了承ください。
3-2.本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得
当社のホームページ上からクッキーやウェブビーコン等を用いるなど、ご本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得は行っておりません。商品に関するクレーム等を電話で対応させて頂く際は、内容の正確性を期するため、通話内容を録音させていただくことがあります。
3-3.保有個人データの安全管理のために講じた措置
- 基本方針の策定：個人情報保護法および関係法令を遵守し、個人情報を適正に取り扱うことについて「個人情報保護方針」を策定し、公表しています。
- 個人情報の取扱いに係る社内規程の整備：取得・入力、移送・送信、利用・加工、保管・バックアップ、廃棄・消去等の段階ごとに、取扱方法、管理者・担当者およびその任務等について個人データの取扱規程を策定しています。
- 組織的安全管理措置：個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。また、個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、社内監査を実施しています。
- 人的安全管理措置：個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な教育を実施しています。
- 物理的安全管理措置：個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。また、個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。
- 技術的安全管理措置：アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
- 外的環境の把握：外国において個人データを取り扱う場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施いたします。
3-4.個人情報の開示等の請求及び取扱いに関する苦情の申出先
個人情報の開示等の請求、及び個人情報の取扱いに関する苦情については、以下の窓口までお問い合わせください。
〈個人情報の取扱いに関する問合せ〉
〒140-0012 東京都品川区勝島1-4-11 東京倉庫（株）勝島倉庫Ｂ棟Ｂ206
株式会社共栄物流サービス
担当：個人情報保護管理者 経営管理部部長
TEL.03-3298-0405（代）
（認定個人情報保護団体）【個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています】
〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
担当：認定個人情報保護団体事務局
TEL:0120-700-779 / 03-5860-7565
4. 個人情報の開示等の請求に応じる手続について
ご本人からの求めにより、当社が保有する保有個人データの利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去および第三者への提供の停止（「開示等」といいます。）に下記の要領で対応致します。
- 開示請求等手続の対象となる個人情報：2-1.個人情報の利用目的（1）〜（4）の個人情報
- 開示等の手続きに際し、提出して頂く書類：開示等のご請求に際しては請求書(A)をダウンロードしていただき、所定の事項をご記入のうえ、本人確認のための書類(B)を同封し、弊社個人情報相談窓口までお送りいただくかまたはご持参下さい。
- (A) 個人情報の開示等に関する請求書 (PDF)
- (B) 住民票の写し（本籍記載なし） ※発行日から３ヶ月以内の原本
- 代理人による開示等のご請求について：代理人が開示等のご請求をする場合は、上記(2)の書類に加え、下記の書類(C)(D)(E)を同封して下さい。
- (C) 代理人の住民票の写し（本籍記載なし） ※発行日から３ヶ月以内の原本
- (D) 委任状（実印で押印して下さい）
- (E) 請求者本人の印鑑証明書 ※発行日から３ヶ月以内の原本
- 個人情報開示・変更・削除請求書類の送り先：〒140-0012 東京都品川区勝島1-4-11 東京倉庫（株）勝島倉庫Ｂ棟Ｂ206／株式会社共栄物流サービス／担当：個人情報保護管理者 経営管理部部長／TEL.03-3298-0405（代）
- ご請求に対する弊社の回答方法：原則として開示等を求めるご本人が希望する方法(電磁的記録の提供を含む)にてご回答いたします。
- 開示または利用目的の通知ができない場合：以下の場合には、開示または利用目的の通知のご請求に対応できない場合がございますので、あらかじめご了承下さい。
- 記載内容及び添付書類に不備等がある場合
- 代理人の方によるご請求の場合で代理権が確認出来ない場合
- 法令の定めにより開示等が出来ない場合
- 開示等の請求手続に関して取得した個人情報の利用目的：開示等の請求手続により当社が取得した個人情報は、当該手続のための調査、ご本人の本人確認、および当該開示等の請求に対する回答に利用いたします。
- 保有個人データ及び第三者提供記録の開示又は利用目的の通知の請求につきましては、一回の請求ごとに1,000円(郵便切手)の手数料が必要となります。手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨をご連絡いたします。なお、所定の期間内にお支払いいただけない場合は、開示等の求めがなかったものとして、送付頂いた書面を返送いたします。
〈個人情報の取扱いに関する問合せ〉
TEL.03-3298-0405（代）
担当：個人情報相談窓口
My Number Policy
特定個人情報保護方針
株式会社共栄物流サービス（以下「当社」といいます。）は、「行政手続きにおける個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づく個人番号と個人番号をその内容に含む個人情報（以下「特定個人情報」といいます。）の適正な取扱いについて、以下の基本方針を定め、遵守いたします。
【基本方針】
(1) 当社は、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」など特定個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。
(2) 当社は、保有する特定個人情報の利用目的については以下のとおりとします。また取得した特定個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱いはしません。
| 1. 従業員に係る個人番号関係事務 |
(1) 雇用保険届出事務※
(2) 健康保険・厚生年金保険届出事務※
(3) 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
(4) 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務 |
| 2. 従業員以外の個人に係る個人番号関係事務 |
(1) 報酬・料金等の支払調書作成事務
(2) 配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
(3) 国民年金第3号被保険者届出事務
(4) 不動産の使用料等の支払調書作成事務
(5) 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務 |
| 3. 委託契約に基づく個人番号関係事務 |
(1) 報酬・料金等の支払調書作成事務
(2) 配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
(3) 国民年金第3号被保険者届出事務
(4) 不動産の使用料等の支払調書作成事務
(5) 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務 |
上記1〜3に付随して行う事務（特定個人情報取扱事務を含む。）
※1.(1)(2)、3.(1)(2)の事務には、適用、給付及び助成金を含む。
(3) 当社は特定個人情報を適切に取り扱う社内規程を整備するとともに、特定個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に関する組織的、人的、物理的、技術的な安全管理措置を講じます。
(4) 当社は社内教育・啓発活動を実施して特定個人情報の適正な取扱いについて周知徹底に努めるとともに、ならびにマネジメントシステムを継続的に見直し、改善を図ります。
(5) 当社は特定個人情報の取り扱いに関する苦情および相談を受けた場合、その内容について迅速に事実関係等を調査し、誠意をもって対応します。
これらのことを実施するために、特定個人情報の保護に関する責任者を明確にし、社内規程を制定することにより管理体制を整備します。
制定：2015年12月1日
東京都大田区大森北1-32-1
株式会社共栄物流サービス
代表取締役 森川 伸也
